Autorisations de stationnement
Guide complet d'utilisation du module de demandes aux mairies
Comment ça marche
Vous recevez une confirmation de déménagement de votre client
Votre logiciel de gestion (PARC, Safari GT, etc.) génère un email de confirmation avec les adresses de départ et d'arrivée, la date et les informations du client.
ManageDem extrait automatiquement les données
Dès réception, l'IA analyse l'email et extrait tous les champs nécessaires : nom du client, adresses, date, heure, coordonnées, et identifie le véhicule utilisé si la plaque est mentionnée.
Les demandes sont envoyées aux mairies concernées
Pour chaque adresse (départ et arrivée), ManageDem identifie la mairie compétente et lui envoie la demande d'autorisation selon sa procédure propre (email, PDF, formulaire web).
Le suivi et les relances sont gérés automatiquement
Si une mairie ne répond pas, des relances sont envoyées aux intervalles configurés. Lorsqu'une réponse arrive, l'IA la classifie et traite le résultat : notification au client si accordée, alerte si refusée ou informations manquantes.
Liste des dossiers avec badges de statut Départ / Arrivée
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Méthode 1 — Envoi automatique par email
C'est la méthode recommandée pour le flux normal. Elle ne nécessite aucune action de votre part une fois configurée.
Récupérez votre adresse email ManageDemdans la section Profil (bas de la sidebar → Mon profil → section "Email d'autorisation").
Configurez votre logiciel de déménagement pour que les confirmations clients soient envoyées en BCC (copie cachée) à cette adresse, ou transférez-les manuellement au cas par cas.
C'est tout. Le dossier apparaît automatiquement dans votre tableau de bord dans les secondes suivant la réception de l'email.
Si l'email de confirmation ne contient pas toutes les informations nécessaires (adresse incomplète, date manquante…), le dossier est créé avec les données disponibles. Vous pouvez toujours compléter les informations en cliquant sur l'icône crayon.
Méthode 2 — Création manuelle d'un dossier
Utilisez cette méthode pour saisir directement un déménagement sans email de confirmation, ou pour des cas hors du flux habituel.
- 1.Cliquez sur + Nouveau dossier en haut à droite de la page Autorisations stationnement.
- 2.Renseignez les informations du client, les adresses de départ et d'arrivée (sélectionnez la ville depuis le menu déroulant pour la valider), la date et l'heure du déménagement, et le véhicule si votre flotte est configurée.
- 3.Cliquez sur Créer puis confirmez. Les demandes aux mairies sont envoyées immédiatement.
La création manuelle déclenche immédiatement l'envoi des emails aux mairies. Cette action ne peut pas être annulée une fois confirmée (sauf en clôturant le dossier depuis sa page de détail).
Formulaire de création manuelle d'un dossier
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Page de détail — Vue conversation
La page de détail d'un dossier affiche l'intégralité des échanges avec chaque mairie sous forme de fil de conversation :
Emails envoyés par ManageDem à la mairie — demande initiale et relances. Cliquer sur la bulle affiche le sujet et le corps complets de l'email.
Réponses reçues de la mairie — l'IA les a classifiées et traitées automatiquement. Si la mairie a joint un arrêté (PDF), un bouton de téléchargement est disponible.
Vue conversation — échanges avec les mairies (bulles bleues/grises)
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Approbation ou refus manuel
Chaque échange avec une mairie affiche deux boutons discrets —ApprouveretRefuser— tant que la demande n'est pas encore résolue.
Ces boutons sont utiles quand la mairie confirme par téléphone ou par courrier postal sans envoyer d'email. Ils permettent de mettre à jour manuellement le statut de la demande :
- Approuver — marque la demande comme accordée, recalcule le statut du dossier et envoie automatiquement un email de confirmation au client si son adresse est renseignée.
- Refuser — marque la demande comme refusée et met à jour le statut du dossier en conséquence.
Ces boutons n'apparaissent que pour les demandes encore en cours (En attente, Envoyée, Relancée, Infos envoyées). Une fois la demande approuvée ou refusée — par l'IA ou manuellement — ils disparaissent.
Véhicule assigné
La page de détail affiche le véhicule assigné au dossier : immatriculation, dimensions (H × L × l), poids (PTAC) et nombre de places requises. Cette assignation est effectuée automatiquement à la réception de l'email de confirmation si une plaque ou une description du camion est mentionnée.
Quand une mairie demande les dimensions du camion, ManageDem utilise ces informations pour répondre automatiquement. Sans véhicule assigné, le dossier passe enManuel requissi une telle information est demandée. Vous pouvez toujours assigner ou modifier le véhicule en cliquant sur l'icône crayon.
Alertes pré-déménagement
En bas de la page de détail, la section Alertes pré-déménagement affiche les seuils d'alerte configurés pour ce dossier. Par défaut, le dossier hérite des seuils définis dans les Paramètres de l'organisation.
Vous pouvez les personnaliser pour ce dossier spécifique en cliquant surPersonnaliser pour ce dossier. Les seuils déjà envoyés sont affichés avec un indicateur vert — ils ne seront pas renvoyés.
Statuts des dossiers
Le dossier vient d'être créé et attend d'être traité. ManageDem va envoyer les demandes dans les prochaines secondes (ou à la prochaine exécution du traitement si la création a eu lieu en dehors des heures ouvrées).
Au moins une demande a été envoyée à une mairie. Le système attend la réponse et enverra des relances automatiques si nécessaire.
La mairie n'a pas répondu dans le délai configuré. Une ou plusieurs relances ont été envoyées automatiquement.
Toutes les mairies concernées ont accordé l'autorisation. Si l'email du client était renseigné, il a automatiquement reçu une notification avec l'arrêté en pièce jointe.
Au moins une mairie a accordé l'autorisation mais l'autre n'a pas encore répondu. Le dossier reste actif en attendant la réponse de la mairie restante.
Au moins une mairie a refusé la demande. Vous avez reçu une alerte par email. Action requise : contactez la mairie directement ou relancez la demande depuis le dossier.⚠ Action requise
ManageDem n'a pas pu traiter ce dossier automatiquement : informations manquantes que le système ne peut pas fournir, ou mairie non encore référencée. Le motif exact est affiché dans le dossier. Vous avez reçu une alerte. Action requise : traitez cette demande manuellement.⚠ Action requise
La mairie a demandé des informations complémentaires. ManageDem a automatiquement répondu en utilisant les données disponibles dans le dossier (notamment les dimensions du véhicule).
Le dossier a été clôturé ou annulé. Plus aucun email ne sera envoyé. Le dossier est conservé en lecture seule à titre d'historique.
Procédures mairies
Chaque mairie référencée dans ManageDem a une procédure de contact définie. Le système choisit automatiquement la méthode appropriée — vous n'avez rien à configurer.
Email direct
ManageDem envoie directement un email à la mairie avec le corps du message configuré dans vos Paramètres. La procédure la plus simple et la plus rapide.
Formulaire PDF
La mairie exige un formulaire officiel rempli en pièce jointe. ManageDem télécharge le template PDF de la mairie, remplit automatiquement les champs (société, client, date, adresses, SIRET) et l'envoie en pièce jointe.
Formulaire en ligne
La mairie n'accepte que les demandes via son site web. ManageDem pilote automatiquement un navigateur pour remplir et soumettre le formulaire. En cas d'échec (CAPTCHA, champs non reconnus), le dossier passe en "Manuel requis".
Manuel
La mairie n'est pas encore référencée ou nécessite un traitement particulier. ManageDem crée le dossier mais vous alerte pour que vous effectuiez la démarche vous-même.
Vous souhaitez ajouter une mairie qui n'est pas encore référencée ? Contactez le support ManageDem. Les dossiers concernant des mairies inconnues passent automatiquement en statut "Manuel requis" avec une alerte.
Actions disponibles sur un dossier
Modifier
Corriger les informations du dossier (adresses, client, date, véhicule). Disponible sur tous les dossiers non clôturés. Ne relance pas la procédure automatiquement.
Annuler le dossier
Accessible via le menu ⋯ en haut à droite du dossier. Disponible pour les dossiers actifs (En attente, Envoyé, Relancé, Manuel requis, etc.). Clôture immédiatement le dossier — aucun email ne sera plus envoyé.
Fermer le dossier
Affiché dans la barre d'action pour les dossiers en statut "Refusé". Clôture le dossier et l'archive sans autre action.
Renouveler la demande
Affiché dans la barre d'action pour les dossiers en statut "Refusé". Remet le dossier en "En attente" et relance le traitement complet — utile si le refus était une erreur ou si vous souhaitez retenter.
Les boutons Fermer et Renouveler n'apparaissent que pour les dossiers en statut Refusé. Pour les autres statuts actifs, utilisez le menu ⋯ pour annuler.
Questions fréquentes
La mairie n'est pas dans la base — que se passe-t-il ?
Le dossier est créé et passe directement en statut "Manuel requis". Vous recevez une alerte par email. ManageDem n'envoie rien à la mairie dans ce cas — vous devez contacter la mairie directement.
La mairie a refusé la demande — que faire ?
Vous avez reçu une alerte par email. Depuis le dossier, vous pouvez renouveler la demande (si vous pensez que c'était une erreur) ou fermer le dossier et traiter manuellement.
La mairie demande des informations supplémentaires — est-ce géré ?
Oui. ManageDem analyse la demande et, si les informations nécessaires sont disponibles dans le dossier (notamment les dimensions du véhicule assigné), envoie automatiquement une réponse à la mairie. Si ce n'est pas possible (informations manquantes), vous recevez une alerte et le dossier passe en "Manuel requis" avec le motif affiché dans un encart orange.
Le départ et l'arrivée sont dans la même ville — deux emails sont-ils envoyés ?
Non. ManageDem déduplique automatiquement : si les deux adresses relèvent de la même mairie, un seul email est envoyé.
Comment est envoyée la confirmation au client déménageur ?
Lorsqu'une autorisation est accordée par la mairie (automatiquement ou manuellement via les boutons Approuver), ManageDem envoie automatiquement un email de notification au client si son adresse email est renseignée dans le dossier. Le contenu de cet email est configurable dans les Paramètres.
Que se passe-t-il si aucun véhicule n'est assigné au dossier ?
Si la mairie ne demande pas les dimensions du camion, rien ne change. Si elle les demande et qu'aucun véhicule n'est assigné, le dossier passe en "Manuel requis". Pour éviter cela, renseignez votre flotte dans Paramètres → Flotte de véhicules et assurez-vous que chaque dossier a un véhicule assigné.